Loading...

1. Alfresco คืออะไร?

Alfresco เป็นโปรแกรมจัดการข้อมูลในระดับ Enterprise ที่สามารถใช้ได้บน Windows และ UNIX-like platform ซอฟต์แวร์ Alfresco LABS เป็นเวอร์ชันซอฟต์แวร์ฟรีที่ถูกออกแบบมาเพื่อการใช้งานที่ต้องการ ประสิทธิภาพในการขยายตัวที่เป็น ระบบสูง เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการเอกสาร ที่จัดเก็บเอกสาร รวมถึงการทำเวอร์ชันของเอกสาร ซึ่งที่จัดเก็บเอกสารสามารถ เข้าถึงได้โดยใช้ CIFS/SMB FTP Webdav และCMIS ผู้ใช้งานสามารถทำการค้นหาเอกสารใน Alfrescoโดยใช้ Lucene search มี การสนับสนุนภาษาต่างๆ และสามารถทำงานร่วมกันกับ Microsoft Office และ OpenOffice อีกทั้งยังสนับสนุนการทำคลัสเตอร์ โดยในปี 2007 Alfresco ได้รับรางวัลชนะเลิศเป็น Application Open Source ที่ดีที่สุด (Best of Open Source Applications BOSSIE Award Winner จากหนังสือ InfoWorld) Alfresco ประกอบด้วย ส่วนสสำหรับจัดเก็บข้อมูล (Content Repository) และเป็น framework สำหรับ web portal Alfresco พัฒนาโดยภาษาจาวา

1.1 Alfresco สามารถแบ่งออกได้ทั้งหมด 4 กล่ม


1.1.1 Document Management

จัดการไฟล์เอกสารใน work flow การทำงานปกติของ user สามารถจดัการสิทธิ์ของผู้ใช้ได้ง่าย จะกำหนดสิทธิ์เป็นกลุ่ม หรือรายบุคคลก็ได้จะกำหนดสิทธิ์ให้กับไฟล์หรือโฟลเดอร์ก็ได้และหากผูใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ใด ก็จะมองไม่เห็น โฟลเดอร์นั้น และทั้งหมดจัดการง่ายๆ บน Web UI อีกความง่ายของ Alfresco คือผู้ใช้ทั่วไปไม่จำเป็นต้องยุ่งกับการกำหนดค่าบน Web UI เลย ผู้ใชทั่วไปสามารถดูไฟล์บน Alfresco ได้โดยการ map drive และใช้งานเหมือนไดร์ฟๆ หนี่งบนเครื่องตนเองอีกทั้ง Alfresco ยังกำหนดการทำ version ได้หากมีการแก้ไขไฟล์ๆ หนึ่งหลายๆ คร้ัง เราสามารถเรียกหาเวอร์ชั่นก่อนหหน้าได้อีกทั้งหากมี ใครเผลอลบไฟล์ดังกล่าว ก็สามารถเรียกกลับคืนได้ และยังสามารถตามหาคนที่แก้ไขไฟล์ดังกล่าวได้อีกด้วย

Alfresco สามารถค้นหาแบบ full-text search ได้และสามารถค้นหาได้ทั้งภาษาอังกฤษ และภาษาไทย แต่สำหรับการ ค้นหา full-text search ภาษาไทยนั้น ต้องมีการ config เพิ่มเติม

ระบบ workflow เป็นอีกระบบหนึ่งที่กำลังได้รับความนิยมในปัจจุบัน Alfresco ก็สามารถกำหนด workflow ได้ง่ายๆ ด้วย Web UI โดยจะเป็นการกำหนด workflow ให้กับเอกสารในองค์กร เช่น เอกสารเมื่อสร้างเสร็จ จะส่งให้ใครเป็นคนตรวจ และ ผู้ตรวจจะอนุมัติหรือจะปฏิเสธเอกสารนั้นหากปฏิเสธเอกสารจะกลับไปหาผู้สร้าง หากอนุมัติเอกสารอาจจะถูกแปลงเป็น PDF และ เผยแพร่ให้พนักงานทั้งองค์กรพร้อมทั้งส่งอีเมลแจ้งเตือนด้วย ทั้งหมดนี้เราสามารถกำหนดได้ด้วยตัวเราเอง


1.1.2 Records Management

การจัดเก็บเอกสารสำคัญและรักษาไว้ภายในระยะเวลาตามนโยบายหรือกฎหมาย เป็นระบบที่จะกำหนดระยะเวลาใน การจัดการเอกสาร เช่น หากเอกสารมีอายุเกิน 3 เดือน จะถูกทำลาย ระบบนี้ก็สามารถจัดการในส่วนนั้ได้ระบบ Web Content Management จะเป็นระบบ CMS ที่เหมาะกับการจัดการไฟล์ เช่น เว็บเกี่ยวกับไฟล์วีดีโอ เสียง หรือเอกสาร


1.1.3 Collaboration

จัดการไฟล์เอกสารของโครงการ พร้อมเครื่องมือเพื่อทำงานร่วมกัน เป็นฟีเจอร์ที่พี่งจะมีไม่นาน ใน Alfresco จะเรียกว่า Alfresco Share ซี่งจะเป็นลักษณะของการสร้างโครงการโดยดึงผู้เกี่ยวขอ้งเข้ามา ซ่ึงแต่ละโครงการที่สร้างขึ้นมาจะเรียกว่า site ใน แต่ละ site นั้นก็มีการกำหนดสิทธิ์ของแต่ละคน มีการเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ site มี wiki, blog และเครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในการ ทำงานร่วมกัน


1.1.4 Web Content Management

จัดการเนิ้อหาที่นำเสนอในรูปเว็บไซต์

อ้างอิง www.stsp.or.th/index.php/download_file/view/2038/