Loading...
ระบบจัดการเอกสาร

ธุรกิจของท่านสามารถเข้าถึงเอกสารและข้อมูลดิจิตอลได้จากทุกอุปกรณ์ทุกที่ทุกเวลา


เพียงไม่กี่วันที่ผ่านมา หลายๆบริษัทจาก 172 ประเทศทั่วโลก ได้ลงทะเบียนใช้ Alfresco แล้ว


Alfresco เป็นระบบเปิดสำหรับจัดการเอกสารที่สำคัญยิ่งต่อทุกธุรกิจ กับระบบใช้งานที่ง่ายเหมือนกับ Windows Folder ที่เราใช้อยู่กันเป็นประจำ เข้าใช้งานได้ทุกที่ในโลกเพียงแค่เชื่อมต่อ Internet, Version Control คอยควบคุมการแก้ไขไฟล์ สามารถดึงทุกๆ version กลับมาได้


ใช้งานง่าย

ผู้ใช้ทุกคนเข้าถึงไฟล์ได้อย่างง่ายดายจากทุกๆอุปกรณ์ และหน้าตาโปรแกรมที่เราคุ้นเคยๆ

ปลอดภัย

ผู้ใช้ทุกคนสามารถกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละไฟล์ ให้คนอื่นเห็น อ่าน ลบ แก้ไข ได้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ หมดปัญหาไฟล์หายหรือไม่รู้ใครแก้

หาเอกสารเจอเสมอ

เลิกหาไฟล์ไม่เจอ หาเอกสารเจอเสมอ ด้วยการจัดระบบแท็ก และค้นหาจากเนื้อหาไฟล์

จัดการเวอร์ชัน

จะแก้เอกสารไปกี่เวอร์ชันก็ยังเป็นไฟล์เดียว ที่ย้อนหลังเอาเวอร์ชันเก่าได้ทั้งหมด จบปัญหาไม่รู้ไฟล์ไหนล่าสุด

ปรับตามเวิร์กโฟลว์

ส่งเอกสารด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจน แทนที่จะต้องอีเมลไฟล์กันไปมา รู้เสมอว่างานถึงตรงไหนอยู่ที่ใคร

ทำงานรูทีนอัตโนมัติ

เลิกงานจัดการไฟล์ซ้ำแล้วซ้ำอีก ตั้งเงื่อนไขแล้วให้ Alfresco ทำงานแทนอัตโนมัติ


จะใช้ Alfresco ในองค์กรคุณได้อย่างไร ?

1. ติดตั้ง Alfresco ในเซิร์ฟเวอร์หรือ virtual machine ที่มีสเป็คเหมาะสม

2. ปรับแต่งให้มีความเสถียรและปลอดภัย

3. เซ็ตระบบ backup อัตโนมัติเนื่องจากคุณจะเก็บข้อมูลสำคัญไว้ใน Alfresco

4. เซ็ตเครื่องมือมอนิเตอร์ระบบ Alfresco และ backup เพื่อรู้ปัญหาและความเสี่ยง

5. เชื่อมต่อ Alfresco เข้ากับระบบ directory ขององค์กรเช่น Active Directory

6. วางโครงสร้างการเก็บข้อมูล, permission ของผู้ใช้ และ rule ที่จะให้ทำงานอัตโนมัติ

7. ย้ายข้อมูลจากระบบเดิม

8. อิมพลีเมนต์ workflow ตามโปรเซสการทำงานของผู้ใช้

9. อบรมผู้ใช้เพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นใช้ Alfresco ได้อย่างรวดเร็วและเต็มประสิทธิภาพ

10. ซับพอร์ตช่วยเหลือผู้ใช้เวลาติดปัญหา เพื่อลดอุปสรรคที่จะเกิดจากการใช้ระบบใหม่


ทั้งหมดคือสิ่งที่คุณสามารถใช้บริการจาก Cronos เพื่ออิมพลีเมนต์ Alfresco มาใช้ในองค์กรคุณได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

องค์กรมักจะเก็บไฟล์เอกสารที่ทำงานร่วมกันใน shared drive หรือ file server ปัญหาคือการจัดการสิทธิ์ ถ้าบริษัทไม่ได้ใช้ AD (Active Directory) ผู้ใช้จะเผชิญกับความโกลาหลอยู่เสมอ เพราะใครแก้ใครลบไฟล์ใครก็ได้ แต่ถ้าใช้ AD ผู้ใช้ก็จะถูกจำกัดด้วยความซับซ้อน จนสุดท้ายไอทีต้องจัดการสิทธิ์ให้หมด นอกจากเก็บไฟล์แล้ว file server ก็ไม่ช่วยอะไรอีกเลย อย่างเรื่องการจัดการ version และ workflow บริษัทขนาดใหญ่จึงมักจะลงทุนในระบบจัดการเอกสาร (ECM) อย่าง SharePoint ซึ่งดีมากแต่ก็แพงมากเช่นกัน และสะดวกเฉพาะคนที่ใช้ Windows บริษัทที่ใหญ่มากๆ อย่างธนาคารมักจะใช้ระบบ ECM ที่ดีขึ้นไปอีกอย่าง Documentum แต่ราคาไลเซนส์ทำให้ไม่คุ้มที่จะ deploy ทั้งองค์กร จึงมีเฉพาะบางคนที่ได้ใช้ ECM ส่วนที่เหลือก็ใช้ file server เหมือนเดิม

Cronos แนะนำให้ทุกองค์กรหันมาใช้ Alfresco ระบบจัดการเอกสารที่ง่ายที่สุดในโลก ความง่ายเป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะปัญหาใหญ่ของการ implement ระบบจัดการเอกสารคือทำอย่างไรให้ยูสเซอร์ยอมใช้ เพราะระบบอื่นทุกตัวใช้ยากเหมือนกันหมด จนหลายบริษัทติดตั้งแล้วไม่ค่อยมีคนใช้ระบบอยู่ดี ยังคงใช้ file server กันเหมือนเดิม แต่ Alfresco ไม่เป็นแบบนั้น เพราะผู้ใช้ส่วนใหญ่จะเข้าถึงไฟล์ผ่าน shared drive เหมือนเดิม แต่ไม่ใช่ shared drive ธรรมดา มีการบังคับสิทธิ์ต่างๆ ตั้งแต่ให้เห็นหรือไม่ จนถึงแก้ได้หรือไม่ รวมทั้งยังมี versioning, workflow และ automation ครบเหมือนระบบจัดการเอกสารราคาแพง นอกจาก shared drive แล้วผู้ใช้ยังสามารถเข้าถึงและควบคุมเอกสารผ่านเว็บ หรือแอปมือถือ/แทบเล็ต จากที่ไหนก็ได้

โมเดลเรื่องสิทธิ์ของ Alfresco เข้าใจง่าย เพราะเหมือนการ invite เพื่อนให้เข้ามามีสิทธิ์ในไฟล์ของตัวเอง เมื่อใช้ง่ายก็ทำให้ผู้ใช้ยอมทิ้ง file server มาใช้ Alfresco แทน เพราะตัวเองควบคุมสิทธิ์ต่างๆ ได้เองหมด การที่ผู้ใช้ self-service ได้ด้วย UI ที่ใช้ง่ายช่วยลดภาระของไอทีลงไปได้ Alfresco เหมาะสำหรับทุกบริษัทที่ต้องทำงานเอกสารร่วมกัน ซึ่งก็คือบริษัทส่วนใหญ่ โดยเฉพาะบริษัทที่เอกสารเป็นส่วนสำคัญในการทำงาน ลูกค้าเราจึงมีทั้งธนาคาร บริษัทที่ปรึกษา โรงงานขนาดใหญ่ ฯลฯ Alfresco เป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส คุณสามารถให้เราติดตั้ง อบรมการใช้งาน ไปจนถึง implement เวิร์กโฟลว์ตามการทำงานของบริษัท

  • cronos solutions

    ใช้งาน Alfresco ในมุมของการจัดการเอกสาร

    ในการใช้งาน Alfresco ในมุมของการจัดการเอกสาร Document Management นั้น Alfresco มี Feature ให้ใช้งานได้อย่างมากมาย
    ไม่แพ้ระบบ Document Management ตัวดังๆ อย่างเช่น Oracle UCM, Documentum, FileNet, SharePoint เลยทีเดียว
    โดยเมื่อเราพูดถึงระบบ Document Management นั้น จะมี Feature หลักๆ ดังนี้ คือ
  • cronos solutions
    การจัดการ Version ของเอกสาร (Version Control)
    การจัดการเรื่องความปลอดภัย และ การ เข้าถึงเอกสาร (Document Security)
    การค้นหาเอกสาร (Search) การนำเข้าเอกสาร (Uploading Document) และ อื่นๆ อีกมากมาย
  • cronos solutions

    สำหรับ Alfresco จะมี หน้าจอในการงานอยู่ 2 แบบ คือ

    Alfresco Explorer (เป็นหน้าจอดั้งเดิม มีมาตั้งแต่เวอร์ชั่น แรกๆ แล้ว)
    Alfresco Share (Alfresco ออกแบบหน้าจอใหม่ ให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น โดยจะครอบคลุมในส่วนของการใช้งาน
    Collaboration ด้วย ซึ่งในบทความนี้ จะใช้ Alfresco Share เป็นหลัก)
  • cronos solutions

    ตัวอย่างการใช้งานหน้าจอ

    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร
  • cronos solutions
    ระบบจัดการเอกสาร